Інвойс: що це, види і як заповнити (зразок полів)
Інвойс: що це, види і як заповнити
Інвойс (від англ. invoice — рахунок) — документ, який продавець виставляє покупцеві: у ньому описано товар, його кількість, ціну за одиницю та загальну суму до оплати. У зовнішній торгівлі інвойс водночас слугує рахунком для оплати, одним із документів, що підтверджують митну вартість товару, і — за певних умов — підставою для відображення операції в обліку.
Нижче — чим комерційний інвойс відрізняється від проформи, які поля зазвичай містить інвойс (зі зразком заповнення), як скласти його покроково й узгодити з контрактом, CMR і декларацією, типові помилки та що важливо знати про інвойс у торгівлі з ЄС. Наприкінці — відповіді на часті питання бухгалтерів і менеджерів ЗЕД. Бланк інвойсу у форматі DOCX можна завантажити в розділі зі зразком.
Що таке інвойс і навіщо він потрібен
Інвойс фіксує комерційну суть угоди: хто продає, хто купує, що саме, скільки і за якою ціною. Через це один і той самий документ «працює» одразу для кількох учасників — від покупця до митного брокера й митниці.
| Хто використовує | Для чого йому інвойс |
|---|---|
| Покупець | Підстава для оплати: сума, валюта, умови й реквізити для платежу |
| Продавець | Фіксує, що саме і на яку суму відвантажено за контрактом |
| Бухгалтерія | Може бути підставою для відображення операції в обліку, якщо належно оформлений і оплачений |
| Митний брокер і митниця | Один із документів, що підтверджують митну вартість товару |
Для митниці. У Митному кодексі інвойс згадано поруч із терміном «рахунок-фактура»: частина 2 статті 53 Митного кодексу України серед документів, що підтверджують митну вартість, називає «рахунок-фактуру (інвойс) або рахунок-проформу (якщо товар не є об’єктом купівлі-продажу)». Отже, у переліку статті 53 рахунок-проформу названо із застереженням «якщо товар не є об’єктом купівлі-продажу», а для проданого товару — рахунок-фактуру (інвойс). Водночас частина перша статті 66 Кодексу визначає митну вартість товарів, що вивозяться, як ціну товару, зазначену в рахунку-фактурі чи рахунку-проформі; для товарів з адвалорним вивізним митом пункт 9-25 розділу XXI Кодексу до 31 грудня 2030 року встановлює окреме правило з нижньою межею вартості.
Для обліку. Стаття 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» інвойс прямо не називає: вона вимагає, щоб підставою для запису був первинний документ з обов’язковими реквізитами. Після змін, внесених Законом № 1724-VIII від 03.11.2016 (діють з 03.01.2017), Мінфін у листі від 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339 роз’яснив, що належно оформлений рахунок-фактура (інвойс), який дає змогу ідентифікувати операцію та її учасників, може бути підставою для відображення операції в обліку без акта приймання-передачі тільки в разі його оплати, підтвердженої відповідними документами. Однак позиції податкових органів на практиці різнилися. Тому, чи обходитися в конкретній угоді без акта, варто заздалегідь погодити з бухгалтером.
Види інвойсів: комерційний і проформа
Комерційний інвойс (commercial invoice) — основний документ угоди купівлі-продажу. Його виставляють на фактично відвантажений товар, і саме він потрапляє в пакет документів для митного оформлення та їде разом із вантажем.
Проформа-інвойс (pro forma invoice, рахунок-проформа) — попередній документ. Його використовують, щоб погодити з покупцем асортимент, ціну та умови до відвантаження або виставити рахунок на передоплату. Друге застосування — митне: коли товар не є об’єктом купівлі-продажу, серед документів для підтвердження вартості стаття 53 МКУ називає саме рахунок-проформу.
| Критерій | Комерційний інвойс | Проформа-інвойс |
|---|---|---|
| Коли складають | Під час відвантаження товару за угодою | До відвантаження або коли продажу немає |
| Призначення | Оплата, облік, підтвердження митної вартості в разі продажу | Погодження умов, передоплата; для митниці — якщо товар не є об’єктом купівлі-продажу |
| Дані про товар | Фактичні: що саме відвантажено | Плановані або умовні |
| Позначка на документі | Commercial Invoice / Інвойс | Pro Forma Invoice / Проформа |
Практичне правило: у разі продажу на відвантаження потрібен комерційний інвойс. Проформа слугує для погодження умов і передоплати, а для митниці — у разі, коли товар не є об’єктом купівлі-продажу.
Інвойс і рахунок-фактура: у чому різниця
В українських законах ці назви стоять поруч. Митний кодекс говорить про «рахунок-фактуру (інвойс)», а Закон «Про зовнішньоекономічну діяльність» — про «рахунок (інвойс)». Тобто в зовнішній торгівлі це один документ: «інвойс» — міжнародна назва, «рахунок-фактура» — українська.
Плутанина виникає через внутрішню практику. Усередині України рахунком-фактурою або рахунком на оплату називають і документ, який продавець виставляє ще до відвантаження, щоб покупець заплатив. За змістом він ближчий до проформи: товар ще не передано, тож господарської операції такий рахунок не фіксує.
| Критерій | Комерційний інвойс у зовнішній торгівлі | Рахунок на оплату всередині України |
|---|---|---|
| Коли виставляють | Під час відвантаження товару | Зазвичай до відвантаження, щоб покупець оплатив |
| Що описує | Фактичне відвантаження: товар, кількість, ціну, суму | Товар, ціну й суму до сплати, реквізити для платежу |
| Митне оформлення | Один із документів, що підтверджують митну вартість товару | Не використовують: митного оформлення немає |
| Облік | Належно оформлений і оплачений — може бути підставою для запису (роз’яснення Мінфіну) | Відвантаження зазвичай оформлюють окремо — видатковою накладною або актом |
| Мова і валюта | Мова, погоджена сторонами (часто англійська або двомовний документ), і валюта контракту | Зазвичай українська мова, гривня |
Тож якщо покупець просить рахунок на вже відвантажений товар, йому потрібен комерційний інвойс, а якщо інвойс на оплату наперед — проформа.
Зразок інвойсу: поля і приклад заповнення
Форму інвойсу на практиці погоджують сторони угоди, орієнтуючись на контракт. Нижче — поля, які зазвичай містить інвойс у зовнішньоекономічній поставці, з прикладом заповнення. Усі значення умовні і наведені лише для ілюстрації.
| Поле | Приклад заповнення (умовний) | На що звернути увагу |
|---|---|---|
| Назва, номер і дата | Invoice No. 15 від 10.09.2026 | Нумерація без повторів; дата не раніше дати контракту |
| Продавець | ТОВ «Продавець», м. Луцьк, код ЄДРПОУ 00000000 | Назва й адреса — як у контракті, без скорочень «на свій лад» |
| Покупець | Buyer Sp. z o.o., Warszawa, NIP 0000000000 | Реєстраційні дані — так, як вони значаться в контракті |
| Вантажоодержувач | Warehouse Sp. z o.o., Warszawa (якщо товар отримує не покупець) | Має збігатися з одержувачем у CMR |
| Контракт | Contract No. 7 від 01.08.2026 | Поле пов’язує інвойс з угодою — його не варто пропускати |
| Умови поставки | DAP Варшава, Incoterms 2020 | Термін Інкотермс і місце — ті самі, що в контракті |
| Валюта | EUR | Валюта контракту; одна валюта на документ |
| Опис товару | Стілець офісний, модель A-1, металевий каркас | Найменування, модель чи артикул, матеріал — без узагальнень на кшталт «товари» |
| Код товару | Вказують за потреби | Якщо вказуєте, звіряйте з кодом УКТЗЕД |
| Кількість | 120 шт. | Одиниця виміру — як у контракті й пакувальному листі |
| Ціна за одиницю | 45,00 EUR | Ціна з контракту чи специфікації |
| Загальна сума | 5 400,00 EUR | Кількість × ціна = сума рядка; підсумок = сума всіх рядків |
| Вага і місця | Нетто 1 150 кг, брутто 1 250 кг / 8 палет | Цифри збігаються з пакувальним листом і CMR |
| Країна походження | Україна | Для торгівлі з ЄС — див. розділ про походження нижче |
| Умови оплати | Передоплата 30 %, решта — після поставки | Не суперечать умовам контракту |
| Банківські реквізити | IBAN UA00 0000 0000 0000 0000 0000 000, SWIFT XXXXUAXX | Перевірте реквізити перед відправленням документа |
| Підпис | Директор, ПІБ, підпис | Печатка — якщо її передбачає контракт або практика сторін |
Перелік відображає типову практику, а не вичерпні вимоги: контрагент або митний брокер можуть попросити додаткові дані. Такі побажання краще з’ясувати до відвантаження, ніж переробляти документ, коли вантаж уже в дорозі.
Так ці поля виглядають у готовому документі: комерційний інвойс англійською з українськими підписами полів. Дані ті самі, що й у таблиці, і так само умовні.
Завантажити бланк інвойсу (DOCX) — двомовна форма з цим самим прикладом. Замініть умовні дані своїми та звірте їх із контрактом; набір полів за потреби змінюють під конкретну угоду.
Як заповнити інвойс: покроково
Послідовність, яка допомагає не пропустити дані й не отримати розбіжностей з іншими документами:
- Відкрийте контракт і специфікацію. Звідти беремо назви сторін, номер і дату угоди, умови поставки, валюту, ціни та умови оплати.
- Заповніть шапку: номер і дату інвойсу, продавця, покупця й вантажоодержувача, якщо це інша особа.
- Опишіть товар за позиціями: найменування, модель чи артикул, кількість, одиницю виміру, ціну та суму. Опис має збігатися з тим, який буде в митній декларації.
- Порахуйте підсумок і перевірте, що сума відповідає контракту або його частині, якщо поставка йде партіями.
- Додайте логістичні дані: вагу нетто й брутто, кількість місць, вид упаковки, країну походження — після фактичного пакування, а не «з плану».
- Вкажіть умови оплати й реквізити, підпишіть документ уповноваженою особою.
- Звірте з рештою пакета документів — за таблицею нижче.
Інвойс не існує окремо: вантаж супроводжує пакет документів, і в кожному з них є дані, що мають збігатися.
| Документ | Роль | Що має збігатися з інвойсом |
|---|---|---|
| Контракт і специфікація | Умови угоди | Сторони, умови поставки, валюта, ціни, умови оплати |
| Пакувальний лист | Розподіл товару за місцями | Опис товару, кількість, кількість місць, вага нетто й брутто |
| Накладна CMR | Транспортний документ міжнародного рейсу | Відправник, одержувач, опис вантажу, кількість місць, вага брутто |
| Митна декларація | Оформлюється декларантом | Опис товару, кількість, вартість, країна походження |
Найпростіше звіряти інвойс, пакувальний лист і дані для CMR одночасно, рядок за рядком: так розбіжність у вазі чи кількості місць видно ще до підписання документів.
Якою мовою складати інвойс і коли потрібен переклад
Мову інвойсу зазвичай погоджують сторони угоди. Крім того, вимоги до мови документа мають митне законодавство й правила бухгалтерського обліку.
Для митниці. За статтею 254 Митного кодексу документи для митного оформлення подають українською мовою, офіційною мовою митних союзів, членом яких є Україна, або іншою іноземною мовою міжнародного спілкування. Переклад українською документів, складених «іншою мовою, ніж офіційна мова митних союзів, членом яких є Україна, або іншою іноземною мовою міжнародного спілкування», митні органи вимагають тільки тоді, коли дані з них потрібні для перевірки або підтвердження відомостей митної декларації. Такий переклад забезпечує декларант за власний рахунок; за Кодексом це особа, яка подає митну декларацію від власного імені, або особа, від імені якої її подають. Які мови вважати мовами міжнародного спілкування, Кодекс не уточнює, тому, якою мовою подавати інвойс і чи знадобиться його переклад, варто заздалегідь спитати в митного брокера.
Для обліку. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (наказ Мінфіну від 24.05.1995 № 88, пункт 1.4) вимагає складати первинні документи українською мовою, а для документів іноземною мовою, що є підставою для записів в обліку, — впорядкованого аутентичного перекладу на українську.
| Як складено інвойс | Митне оформлення | Бухгалтерський облік |
|---|---|---|
| Двомовний: українською й англійською | Окремий переклад, як правило, не знадобиться | Окремий переклад зазвичай не потрібен, якщо українською продубльовано і зміст, а не лише назви полів |
| Лише іноземною мовою | Переклад можуть вимагати, якщо дані потрібні для перевірки декларації; він — за рахунок декларанта | Потрібен переклад на українську |
Тому інвойс часто одразу складають двомовним: англійський текст потрібен покупцеві, український — бухгалтерії, а на митниці він знімає питання про переклад. У зразку вище українською продубльовано назви полів і опис товару; решту даних за потреби дублюють так само.
Типові помилки в інвойсі
Помилки в інвойсі зазвичай помітні не в офісі, а на митниці. Ось що варто перевірити перед відправленням:
| Помилка | Чим загрожує | Як уникнути |
|---|---|---|
| Вага чи кількість місць не збігається з пакувальним листом і CMR | Питання під час митного контролю, можлива додаткова перевірка вантажу й простій авто | Звіряти вагу й місця з пакувальним листом і CMR перед підписанням |
| Не сходяться ціна, одиниці виміру чи підсумок (кількість × ціна ≠ сума рядка, у контракті кілограми, а в інвойсі штуки) | Митний брокер запитує уточнення, документ доводиться переробляти | Перерахувати суми за кожною позицією, одиниці виміру брати з контракту |
| Не вказано умови поставки | Незрозуміло, чи входять у вартість перевезення та страхування | Термін Інкотермс і місце — як у контракті |
| Сума або валюта не збігається з контрактом | Питання від контрагента чи митного брокера, потреба пояснень або нового документа | Звіряти підсумок і валюту з контрактом і специфікацією |
| Проформа замість комерційного інвойсу в разі продажу | Ст. 53 МКУ називає рахунок-проформу для товарів, що не є об’єктом купівлі-продажу; для проданого товару в переліку — рахунок-фактура (інвойс) | Проформу лишати для погодження умов і передоплати, на відвантаження — комерційний інвойс |
Спільне в усіх цих помилках одне: їх значно простіше виправити до того, як авто подано під завантаження, ніж на пункті пропуску.
Інвойс і походження товару в торгівлі з ЄС
Для поставок українських товарів до ЄС інвойс може виконувати ще одну функцію — підтверджувати походження. У торгівлі Україна–ЄС діють правила походження Регіональної конвенції Пан-Євро-Мед у редакції, чинній для України з 1 січня 2025 року. За статтями 17 і 18 Доповнення I до Конвенції преференційне походження підтверджує сертифікат EUR.1 або декларація про походження — заява експортера на інвойсі, накладній на поставку чи іншому комерційному документі, у якому товари описано достатньо детально, щоб їх можна було ідентифікувати. Без статусу уповноваженого експортера таку декларацію можна скласти на партію, у якій сукупна вартість товарів, що походять з України, не перевищує 6 000 євро; сертифікат EUR.1 для такої партії не потрібен. Партія за Конвенцією — це товари, які один експортер одночасно відправляє одному одержувачу або які зазначено в одному транспортному документі (за його відсутності — в одному рахунку-фактурі), тож межу рахують на все відправлення, а не на окремий інвойс. Декларацію складають лише на товари, які за правилами Конвенції вважаються такими, що походять з України, і відповідають іншим її вимогам. Її текст наведено в Додатку III до Доповнення I, тож самого лише поля «Країна походження» в інвойсі недостатньо; експортер підписує декларацію власноруч і на вимогу митниці надає документи, що підтверджують походження та виконання інших вимог Конвенції. Декларація про походження дійсна десять місяців із дати складання, і в цей строк її треба подати митним органам країни імпорту. Уповноважений (схвалений) експортер — підприємство (юридична особа або фізична особа — підприємець), якому митниця надала такий статус у порядку, затвердженому наказом Мінфіну від 07.10.2014 № 1013, — складає декларацію про походження незалежно від вартості товарів, але тільки на товари в межах товарних позицій УКТЗЕД, зазначених у його інформаційному аркуші, і вказує в декларації номер авторизації; власноруч підписувати її він не зобов’язаний, якщо дав митниці письмове зобов’язання нести повну відповідальність за такі декларації.
Точний текст декларації, вимоги до її оформлення та умови застосування варто звірити з митним брокером або з митницею до відвантаження: саме митниця видає сертифікати EUR.1, надає статус уповноваженого (схваленого) експортера й консультує експортерів щодо преференційних правил походження. Від цього залежить, чи визнають походження товару.
Інвойс на послуги та електронний інвойс
Інвойси виставляють не лише на товар, а й на послуги. Сам процес виставлення рахунків клієнтам і контролю їхньої оплати називають інвойсингом. Для експорту послуг (крім транспортних) — розробки, дизайну, консультацій — простішим є оформлення договору. За частиною 2 статті 6 Закону «Про зовнішньоекономічну діяльність» зовнішньоекономічний договір у такому разі можна укласти, зокрема, виставленням рахунка (інвойсу) за надані послуги, у тому числі в електронному вигляді. Тобто інвойс тут водночас і рахунок, і спосіб укласти договір.
Транспортні послуги Закон із цього правила прямо виключає: для них діє загальне правило тієї самої частини — зовнішньоекономічний договір укладають у простій письмовій або в електронній формі, якщо інше не передбачено міжнародним договором України чи законом. Договір міжнародного автомобільного перевезення вантажу підтверджується складанням накладної CMR (стаття 4 Конвенції про договір міжнародного автомобільного перевезення вантажів, CMR), а за статтею 909 Цивільного кодексу договір перевезення вантажу укладають у письмовій формі. Тому перевезення оформлюють договором або заявкою на перевезення і накладною CMR; спрощений порядок із частини 2 статті 6 на рахунок за фрахт не поширюється.
Електронна форма. Стаття 9 Закону про бухгалтерський облік дозволяє складати первинні документи в паперовій або електронній формі; електронні застосовують за умови дотримання законодавства про електронні документи та електронний документообіг. А за статтею 8 Закону «Про електронні документи та електронний документообіг» юридичну силу електронного документа не можна заперечити лише через те, що він має електронну форму. Електронним документом за цим Законом є документ з обов’язковими реквізитами, створення якого завершується накладанням електронного підпису та/або електронної печатки (статті 5 і 6); первинні документи, які програма формує автоматично, стаття 9 Закону про бухгалтерський облік дозволяє застосовувати за наявності електронного підпису чи печатки. Чи приймуть інвойс в електронній формі банк і митний брокер у вашій угоді, краще уточнити заздалегідь.
Зміна 2026 року. Законом № 4791-IX від 24.02.2026 (чинний з 1 квітня 2026 року) статтю 9 доповнено нормою для послуг, робіт і оренди: якщо первинний документ містить дату або період надання послуг, виконання робіт чи найму (оренди), то відсутність у ньому реквізитів із боку замовника послуг (робіт) або наймача (орендаря) — посад і прізвищ його відповідальних осіб та особистого підпису чи інших даних, що дають змогу ідентифікувати особу, — не є порушенням вимог до оформлення — за умови, що такий порядок передбачено письмовим договором, а операцію відображено в обліку в періоді її здійснення. Норма має винятки, зокрема для оплат за рахунок публічних коштів і договорів будівельного підряду, тож застосовувати її варто після консультації з бухгалтером.
Інвойс у рейсі: що важливо перевізнику
На міжнародному рейсі перевізник працює за накладною CMR, усередині країни — за товарно-транспортною накладною, а інвойс і пакувальний лист їдуть разом із вантажем у пакеті документів водія. Hort Trans як перевізник інвойс не складає й митних декларацій на товар не подає: наше завдання — доставити вантаж разом із документами, які підготував відправник. Під час ввезення товарів в Україну Митний кодекс покладає на перевізника подання загальної декларації прибуття (стаття 194-1); її не подають у випадках, визначених цією статтею, — зокрема якщо на ці товари до встановленого строку вже подано митну декларацію, яка містить відомості, визначені для загальної декларації прибуття.
Скільки часу забирає пункт пропуску, ми розбирали в матеріалі про чергу на кордоні з Польщею. А опис вантажу, кількість місць і вага, внесені в CMR, мають значення й тоді, коли з’ясовують, хто відповідає за пошкодження вантажу.
Чек-лист інвойсу перед подачею авто: номер і дата інвойсу та реквізити контракту збігаються з самим контрактом; підсумкова сума звірена з позиціями; вага й кількість місць — як у пакувальному листі й CMR; оригінал або копія інвойсу лежить у пакеті документів водія.
Документи готові — потрібен транспорт?
Hort Trans виконує перевезення в країни ЄС власним парком — тентовані фури до 22 т, авто до 10 т і до 2,5 т — з ліцензією на міжнародні перевезення, CMR-страхуванням і GPS-моніторингом. Митне оформлення лишається за вами та вашим митним брокером — ми беремо на себе рейс. Невелику партію можна відправити попутним вантажем; орієнтир ставки по Європі — від 1 €/км.
Пов’язане: як заповнити пакувальний лист.
Часті питання про інвойс
Є питання?
Залишай заявку
Ми завжди готові відповісти на ваші запитання. Просто залиште заявку, і наш менеджер зв’яжеться з вами протягом 20 хвилин.